Temel Proje Yönetimi Terimleri Nelerdir?

Şeyma BAKIRCI 14 Aralık 2022

İster proje yönetimi ile yeni tanışıyor olun, ister temel terimler hakkında bilgi tazelemek istiyor olun, bir projeyi yönetirken karşılaşabileceğiniz yaygın proje yönetimi terimlerini sizler için derledim. Bu terimlere aşinalık kazandıkça ekip üyelerinizle ortak bir dil paylaşmanın projenizin daha sorunsuz ilerlemesine yardımcı olabileceğini göreceksiniz.

Ekibiniz daha organize olacak ne yapılması gerektiği konusunda daha güçlü bir fikre sahip olacak ve hedeflerinize nasıl ulaşacağınız konusunda daha net bir yol haritasına sahip olacaktır.

Proje yönetimi, belirli proje amaç ve hedeflerinin başarıyla tamamlanmasını sağlamak için kaynakların planlanması, organize edilmesi ve yönetilmesidir.

Proje yönetimi çok çeşitli konuları kapsayabilir, ancak hangi sektörde olursanız olun proje yönetimi için ortak olan bazı terimler bulunmaktadır.

Temel Proje Yönetimi

Proje Yönetimi Yazılımı

Proje yönetimi yazılımı, bir projeyi yönetmek için kullandığınız özel yazılım türüdür. Bir projeyi yönetirken proje yönetimi yazılımı kullanmak gerekli olmasa da zamandan tasarruf ederek, varlıkları düzenleyerek ve proje ilerledikçe kilometre taşlarınızı takip ederek ekibinizin daha verimli olmasına yardımcı olur.

Proje Yöneticisi

Proje yöneticisi, bir projenin başından sonuna kadar sorunsuz ilerlemesini sağlamakla sorumlu kişidir. Fikir aşamasından tamamlanıncaya kadar projenin her adımından ve tüm süreç boyunca önemli iş akışlarından sorumludur.

Paydaşlar

Proje paydaşları, üzerinde çalıştığınız projeden doğrudan etkilenen kişi ya da gruplardır. Paydaşların belirlenmesi Başlangıç/Tanımlama süreç grubunun ikinci alt sürecidir.

Müşteriler, sponsorlar, projeyi yürüten kurum ya da kamuoyu gibi projeye etkin olarak katılan ya da projenin yürütülmesinden ve tamamlanmasından olumlu ya da olumsuz yönde etkilenen kişi ya da kuruluşlardır.

Müşteri/Kullanıcı: Proje yoluyla üretilen ürünü, hizmeti ya da sonucu kullanacak kişi ya da kurumlardır.

Sponsor: Projeye nakdi ya da ayni olarak finansal kaynak sağlayan kişi ya da gruptur.

Portföy ve Program Yöneticileri: Portföy ve programlardan sorumlu yöneticilerdir.

Proje Yönetim Ofisi (PYO): Projelerin merkezi olarak ve koordinasyon içinde yönetimiyle bağlantılı sorumluluklar üstlenen birimdir.

Proje Yöneticileri: Projeyi yöneten kurumun, proje hedeflerine ulaşma görevini verdikleri kişilerdir.

Proje Ekibi: Proje yöneticisi, proje yönetim ekibi ve işleri yürüten ama projenin yönetimine her zaman katılmayan diğer ekip üyelerinden oluşur.

Fonksiyonel Yöneticiler: İşin idari ya da işletmenin fonksiyonel bir alanında (pazarlama, üretim, finans, vs.) yönetim rolünü üstlenmiş kişilerdir.

Operasyon Yöneticileri: Araştırma ve geliştirme, tasarım, imalat, tedarik, test, bakım gibi temel iş ilanlarında yönetimi üstlenmiş olan kişilerdir.

Satıcılar/ İş Ortakları: Satıcılar (tedarikçiler) bir sözleşme çerçevesinde, projeye gerekli bileşen ya da hizmetleri sağlayan harici firmalardır.

Teslim Süreci

Teslim süresi, bir sürecin başlangıcından sonucuna kadar geçen süredir. Şirketler ön işleme, işleme sonrası aşamalarında imalat, tedarik zinciri yönetimi ve proje yönetimindeki teslim süresini gözden geçirir. Sonuçları belirlenmiş kıyaslama ölçütleriyle karşılaştırarak hedeflenen amaç ve faliyetlerin çıktısı alınır. Risklerin nerede olduğu belirlenir.

Proje Yönetimi Planlama Terimleri

Proje Zaman Çizelgesi

Proje zaman çizelgesi, planınızın parçalarının nasıl bir araya geldiğini görselleştirmenize yardımcı olan bir proje yönetim aracıdır. Bir proje zaman çizelgesi, proje planlama sürecinde belirli bağımlılıkları listelemenize yardımcı olabilir.

Bağımlılıklar

Bağımlılıklar, gerçekleştirilmeden önce diğer görevlerin tamamlanmasına dayanan görevlerdir. Bunun iyi bir örneği yasal inceleme olacaktır. Satış desteği sunmak gibi belirli görevler, hukuk ekibinden onay alana kadar ilerleyemez. Bu, e-ticaret projelerinde KVKK süreçlerinin hukuk ekibinin onayına bağlı olduğu anlamına gelir.

Gantt Şeması

Gantt grafiği, bir projeyi zaman çizelgesi biçiminde görüntüleyen bir tür görsel proje yönetimidir. Bir proje yaşam döngüsünü izlemenin ve belirli proje faaliyetleri için bitiş tarihlerini tahmin etmenin kolay bir yoludur.

Gantt şemaları, proje yöneticilerinin hangi işin yapılması gerektiğini, bunu kimin ve ne zaman yaptığını kolayca görmelerini sağlar. Görevler, söz konusu girişimin ne kadar sürmesi gerektiğini temsil eden yatay bir çubukla temsil edilir.

Kaynak Yönetimi

Kaynak yönetimi, herhangi bir proje için kullanmanız gereken kaynakları planlama ve programlama sürecidir. Bu, kaynak tahsisinden farklıdır, çünkü bir proje için bütçelendirdiğiniz belirlenmiş kaynakların nerede ve ne zaman kullanılacağı aktif olarak planlanmaktadır.

Proje Bütçesi

Bir projenin başlangıç tarihinden sonlanacağı tarihe kadar maddi açıdan harcamalarının olduğu ve bunlar arasındaki dağılımın nasıl olacağını gösteren tablodur. Bir proje için ihtiyaç duyulan bütçe, tüm bu unsurların maliyetlerinin toplamıdır.

Proje Planı

Bir proje planı, projenizin hedeflerine ulaşmak için ekibinizin gerçekleştirmesi gereken tüm unsurların ayrıntılı bir haritasıdır. Proje planları önemlidir çünkü bütün bir proje için zemin hazırlar. Bir proje yönetim planı, hesap verebilirliği sürdürmeye yardımcı olmak için ekipte çalışan her bir kişiye yön sağlar.

Proje Hedefleri

Başlangıçta belirlenen kısıtlar elbette zaman ve maliyettir. Projenin kısıtlı zaman içerisinde gerçekleştirilen bir süreç olduğunu bilmeliyiz. Bu zamana uyulmamışsa proje başlangıçtaki hedefinden sapmış demektir. Bazı durumlarda planlanan süreçte tahmin edilemez bir durumdan kaynaklı zamansal sapmalarda meydana gelebilir, proje hedeflenen süre zarfında tamamlanamaması gibi durumlarda, sonuçlar not edilmeli ve sonraki benzer projelerde bir kazanım olarak bu öncül de göz önünde bulundurulmalıdır.

Temel Performans Göstergeleri (KPI)

Temel performans göstergesi (KPI), ekibinizin belirli bir hedefe veya proje hedeflerine doğru nasıl ilerlediğini gösteren bir ölçümdür.

KPI'lar, proje performansını izlemenin kolay bir yoludur. Bir proje yöneticisinin, web sitesinin ziyaretini artırmak için bir hedefi olabilir ve izledikleri KPI, o çeyrekte gönderilen tüm projelerin web siteleri üzerinde ortalama açılma oranı yüzdesi olacaktır.

Proje Başlatma Belgesi

Proje başlatma belgesi, projenizin ana hedeflerini, kapsamını ve ana sorumluluklarını vurgulayan bir belgedir. Proje başlatma belgeleri, kilit paydaşların projeyi onaylamadan önce yapılacak iş hakkında üst düzey genel bir bakışın yoludur. Proje başlatma belgeleri, genellikle kilit paydaşları bir projeyi onaylamaya ikna etmek için kullanılır.

Başlangıç Toplantısı

Başlangıç toplantısı, herkesin proje planında aynı çizgide olduğundan emin olmak için belirli bir projenin tüm paydaşlarıyla bir araya gelmesi için bir fırsattır. Ekip üyelerinin soru sormasına olanak tanır ve projede payı olan herkesin fikirlerini dile getirme fırsatına sahip olmasını sağlar.

Sonuç Olarak;

Proje yönetimi terimlerine aşinalık kazandıkça, ekip üyelerinizle ortak bir dil paylaşmanın projenizin daha sorunsuz ilerlemesine yardımcı olabileceğini göreceksiniz. Ekibiniz daha organize olacak, ne yapılması gerektiği konusunda daha güçlü bir fikre sahip olacak ve hedeflerinize nasıl ulaşacağınız konusunda daha net bir yol haritasına sahip olacaktır.

Şeyma BAKIRCI

Argenova proje yöneticisi Şeyma BAKIRCI, web teknolojileri, dijital pazarlama ve SEO alanında pek çok firmayla başarılı projeler gerçektirdi. Müşteri memnuniyetini ön planda tutarak, projelerin her aşamasında titizlikle çalışır. Stratejik planlama ve analitik düşünme becerileriyle ekibine katkı sağlamaktan keyif alıyor. Argenova'nın müşteri tabanını büyütmeye ve dijital projelerin etkinliğini artırmaya yönelik katkılar sağlamak onu mutlu ediyor.