Proje Planı Nedir, Nasıl Oluşturulur?

Şeyma BAKIRCI 18 Aralık 2021

Bir proje yöneticisi yada bu alanda kendinizi geliştirmek istiyorsanız projenize başlamadan önce mutlaka bir proje planlamasına ihtiyacınız olacak. Doğrudan projeye atlamak ve ilerledikçe bazı şeyleri çözmek cazip gelse de, önce bir proje planı oluşturursanız çok daha iyi sonuçlar elde edersiniz.

Bu yazımızda Proje Planı Nedir, Nasıl Oluşturulur konusunda size yardımcı olmaya çalışacağım. Yazımızda aşağıdaki başlıklara değineceğim.

Proje Planı Nedir?
Proje Planı Nasıl Oluşturulur?
Proje Plan Aşaması
Proje Planlama Terimleri Nelerdir?
Proje Planlama Adımları Nelerdir?
Proje Yönetim Planının Amacı Nedir?
Proje Planlama Aşaması Ne Kadar Sürer?
Proje Planı Nasıl Yönetilir?

Proje Planı Nedir?

Proje planı, bir projenin yürütme ve kontrol aşamalarını tanımlayan bir belgedir. Plan, risk yönetimi, kaynak yönetimi ve iletişim ile ilgili hususları içerirken aynı zamanda kapsam, maliyet ve zaman çizelgesi gibi temel çizgileri de ele almaktadır.

Proje planı, proje yöneticileri tarafından planlarının eksiksiz ve kaliteli olmasını sağlamak için kullanılmaktadır.

Proje yönetim planı olarak da adlandırılan proje planı, projenin kim, ne, nerede, neden, nasıl ve ne zaman sorularına yanıt verir. Görevler ve bitiş tarihleri içeren bir Gantt şemasından daha fazlasıdır. Bir proje planının amacı, proje aşamalarını yürütme ve kontrol etme konusunda yol göstermektir.

Bir proje planı aşağıdaki belgelerden oluşmaktadır;

Proje Tüzüğü: Genel bir bakış sağlamaya yardımcı olur, diğer yönlerin yanı sıra projenin nedenlerini, hedeflerini, kısıtlamalarını, paydaşlarını açıklar.

İş Bildirimi: Projenin kapsamını, zamanlamasını, teslimatlarını ve görevlerini tanımlar.

İş Döküm Yapısı: Proje kapsamını proje aşamaları, alt projelere, teslimatlara ve nihai teslimatınızı sağlayan iş bölümlerine ayırır.

Proje Planı: Proje planı, kapsam yönetimi, kalite yönetimi, risk değerlendirmesi, kaynak yönetimi, paydaş yönetimi, program yönetimi ve değişiklik yönetim planı olarak kendi içinde birçok bölüme ayrılır.

Proje Planı Nasıl Oluşturulur?

Proje planınız, herhangi bir projenin başarısı için çok önemlidir. Bir proje planını altı adımda özetleyebiliriz.

Projenin paydaşlarını, kapsamını, kalite temel çizgisini, çıktıları, başarı kriterini ve gereksimlerinin tanımlanması, bir proje başlatma belgesi, iş dökümü ve iş beyanının oluşturulması.
Riskleri belirleyin ve görevleri gerçekletirecek ve bunlarla ilişkili riskleri izleyecek ekip üyelerinize görevleri atamak.
Proje ekibinize rollerini ve sorumluluklarını tanımlayın.
Bu proje için kaç gün adam, maaşlar ve malzemeler gibi gerekli proje kaynaklarını listeleyin ve ardından maliyetlerini ortalama ne kadar tutacağını tahmin edin.
Oluşabilecek her türlü duruma istinaden değişiklik yönetimi prosedürleri ve formları geliştirmek.
Proje için bir iletişim planı, zaman çizelgesi, bütçe ve diler yol haritalarını oluşturmak.

İster büyük ister küçük olsun, herhangi bir proje çok karmaşık olma potansiyeline sahip olmuş olsa bile projenin aşamalar halinde görüntüleyerek bir proje planı için gerekli tüm ekleri ayırmak ilerleyişinizde kolaylık sağlayacaktır.

Proje Yönetim Endüstitüsü Bilgi Proje Yönetimi Kitabı (PMBOK) içinde bir proje 5 temel tabakadan oluştuğu yer almaktadır, aşağıda sizlerle paylaşıyorum.

Başlatma

Amaç ve hedeflerin tanımlandığı ve projenin uygulanabilirliğinin bir fizibilite çalışması ile belirlendiği bir projenin başlangıcı.

Planlama

Proje planlama aşamasında, projenin kapsamı bir iş kırılım yapısı ile tanımlanır ve projeyi yönetmek için proje metodolojisine karar verilir.Maliyetler, kalite ve kaynaklar tahmin edilir ve görev dağılımları ile bir proje takvimi belirlenir. Bu aşamanın ana çıktısı proje planınızdır.

Yürütme

Proje çıktıları bu aşamada tanımlanır. Genellikle bu aşamada bir başlangıç toplantısı ile bir araya gelinip proje üzerinde çalışılırken düzenli ekip toplantıları ve durum raporları ile devam eder.

İzleme Kontrol

Bu aşamada ise proje yürütme aşamasıyla birlikte gerçekleştirilen ilerleme ve performans metrikleri, projedeki ilerlemeyi proje planıyla uyumlu tutmak için ölçülür.

Kapanış

Paydaş nihai teslimatı aldığında proje tanımlanır. Kaynaklar serbest bırakılır, sözleşmeler imzalanır ve ideal olarak başarıların ve başarısızlıkların bir değerlendirmesi yapılır.

Proje Plan Aşaması

Buraya kadar okuduysanız artık bir proje planı yapmayı öğrendiğimize ve proje yönetimi yaşam döngüsünün aşamalarını belirlediğimizi göre proje planlama aşamasının önemini vurgulamanın yeri gelmiştir.

Proje planlama süreci her tür proje için kritik öneme sahiptir çünkü projenizi nasıl yürüteceğinize ve riskleri ve oluşabilecek sorunları nasıl kontrol edeceğinize rehberlik edecek tüm belgeleri burada oluşturabilirsiniz. Proje yönetim planının bir parçası olan bu belgeler projenizin tüm detaylarını istisnasız olarak kapsar.

Proje Planlama Terimleri Nelerdir?

Bir proje planı nasıl oluşturulacağına başlamadan önce karşılaşacağınız terimlere aşına olmak gerekir, bazı terimleri sizlerle aşağıda paylaşıyorum.

Teslim Edilebilir: Ürün, hizmet, rapor gibi bir projenin sonuçları.

Paydaş: Projede hak sahibi olan herkes proje yöneticisi, proje sponsoru, proje ekibi, müşteriler vb.

Görevler: Son teslimata kadarki süreçteki küçük işler.

Kaynaklar: Projeyi tanımlamak için ihtiyacınız olan her şey diyebiliriz.

Bütçe: Projeyi tamamlamakla ilgili toplam maliyetin tahmini.

İzleme ve Kontrol: Proje verilerini toplamak ve planladığınız sonuçları yansıttığından emin olmaktır.

Proje Planlama Adımları Nelerdir?

Proje planlama süreci projenizin başarısı için kritik öneme sahiptir. Bir proje yöneticisi olarak iş, zaman, kaynaklar ve riskler gibi proje yönetim planınızı oluşturan tüm unsurları önceden düşünmek zorundasınız. Ana proje adımları nelerdir;

İş durumunu özetleyin
Kilit paydaşlarla paylaşın
Proje kapsamını belirleyin
Bir proje ekibi oluşturun
Proje bütçesi belirleyin
Proje hedeflerini belirleyin
Proje çıktıların ana hatlarını belirleyin
Proje ilerleyiş programı yapın
Risk analizini yapın
Proje planınızı oluşturun
İlerlemenizi üst yöneticilerinize bildirin

Proje planlama adımlarını takip ederek, neyi başarmanız gerektiğini netleştirecek ve o noktaya ulaşmak için ihtiyaç duyduğunuz süreçleri çözerek proje planını nasıl ileriye götüreceğinize dair bilgiler edinmenizde yardımcı olacaktır.

Proje Yönetim Planının Amacı Nedir?

Proje yönetim planının amacı, yürütme ve kontrol aşamaları için rehberlik görevi görmektir. Proje planı, projenin amaçları, hedefleri, işin kapsamı, riskler ve kaynaklar gibi yürütme aşaması için gerekli tüm bilgileri sağlar. Ardından bu bilgiler proje yöneticilerinin projenin ilerlemesini izlemesine ve kontrol etmesine yardımcı olur.

Proje Planlama Aşaması Ne Kadar Sürer?

Bu tarz sorulara cevap vermek maalesef zordur, proje planlama aşamanızın ne kadar süreceğini tahmin etmenin en iyi yolu, daha önce yapılmış benzer projelerinize bakmak ve planlamanın ne kadar sürdüğünü görmektir.

Proje Planı Nasıl Yönetilir?

Proje planı yazılı bir belgedir, geri dönmeli ve ihtiyaç duyulduğunda sıklıkla revizeler yapmalısınız. Projenin kapsamına göre yeri geldiğinde neredeyse her gün programınız değiştiği bile olabilir.

En önemli şey, proje yönetim planınız sizin için çalışmıyorsa, onu değiştirmek için neler yapabileceğinizi düşünmektir. Proje yönetiminize rehberlik etmek için oradadır, sizi doğru şeyi yapmaktan alıkoymaz. İşi ve proje kaynaklarını nasıl yönettiğinizi gözden geçirmeniz gerekiyorsa, geri dönün ve gözden geçirin. İhtiyacınız olan değişiklikleri yapın, planı tekrar onaylatın ve ekiple paylaşın.

İyi bir proje planı, herkesin izlemesi beklenen süreçleri belirler, böylece daha sonra çok fazla sorunlar ortaya çıkartmaz.

Panolar gibi araçlar, projenizin plana göre ilerlediğinden emin olmanıza yardımcı olabilir. Örneğin Trello vb birçok araç vardır görevler güncellendiğinde otomatik olarak güncellenen gerçek zamanlı bir panoya sahip olmak ileleyişinizi oldukça kolaylaştıracaktır.

Sonuç Olarak

Proje planlama sürecini aceleye getirmemenizdir. Doğru yapıldığında, proje planlaması zaman alır. Ve bunu düzgün bir şekilde yapmaya değer çünkü yapmazsanız, insanlar ne yapmaları gerektiğini ve neden yapmaları gerektiğini anlayamayacakları için daha sonra sorunlarla karşılaşma olasılığınız çok yüksektir.

Mükemmel sonucu elde etmek için tüm süreçlerinize, araçlarınıza ve sistemlerinize sahip olduğunuzu bilmenin güvenini verir. Artık başlaman için proje planlaması hakkında yeterli bilgiye sahip olduğunuzu göre harekete geçmek için zaman kaybetmeyin. Sormak istediğiniz bir konu olur ise aşağıda yer alan kısımdan sorularınızı iletebilirsiniz, keyifle yardımcı olmaktan mutluluk duyarız.

Şeyma BAKIRCI

Argenova proje yöneticisi Şeyma BAKIRCI, web teknolojileri, dijital pazarlama ve SEO alanında pek çok firmayla başarılı projeler gerçektirdi. Müşteri memnuniyetini ön planda tutarak, projelerin her aşamasında titizlikle çalışır. Stratejik planlama ve analitik düşünme becerileriyle ekibine katkı sağlamaktan keyif alıyor. Argenova'nın müşteri tabanını büyütmeye ve dijital projelerin etkinliğini artırmaya yönelik katkılar sağlamak onu mutlu ediyor.

Yorumlar (1)

Mehmet Yılmaz

Aydınlatıcı güzel bir açıklama

15.03.2022