Her Proje Yöneticisinde Olması Gereken 7 Beceri

Şeyma BAKIRCI 10 Eylül 2021

Günümüzün proje yönetimi dünyasında ileri görüşlü yöneticiler ve liderler tek bir beceriye bağlı kalmazlar, birçoğunda bilgili hale gelirler ve projenin gerektirdiği her şeye uyum sağlamak için çeşitli uygulamaları nasıl birleştireceklerini öğrenirler.

Bu yazımızda Her Proje Yöneticisinde Olması Gereken 7 Beceri nedir konusunda size yardımcı olmaya çalışacağım.

Proje Yöneticisi Kimdir?

Bir orkestra şefi gibi, proje yönetici de her şeyin düzgün bir şekilde planlandığından, yürütüldüğünden ve sonlandırıldığından emin olan kişidir. Ekip ile paydaşlar arasındaki köprü olarak nitelendirebiliriz. Sorumlulukların kapsamı proje ekibini, kaynak tahsisini ve iş sonucunu içerir.

Hedef belirleme doğru, metodolojiyi seçme, ilerleme kontrolü ve değişime uyum sağlama bir PMA’nın gerçekleştirdiği ana işlevler arasındadır.

Bilişim Teknolojileri çok çeşitli projeleri içinde bulundurmaktadır. Kendi ekiplerinin yanı sıra dış ve iç ekiplerin çalışmalarını koordine etmek ve bir projenin uygulanmasını engelleyebilecek engelleyicileri ortadan kaldırmasını sağlar.

Proje yönetimi, günlük hayatımızda çeşitli şekillerde gördüğümüz ve hatta yaptığımız şeydir. Raporlara göre, projelerin yaklaşık %35-40’ ı önemli proje yönetimi süreçlerinin olmaması nedeniyle genellikle başarısız oluyor. Büyük olasılıkla bir organizasyonda proje yöneticilerinin önemi oldukça önemlidir.

2021’ de Her Proje Yöneticisinde Olması Gereken 7 Beceri

Bir proje yöneticisi bir organizasyonda planlama, yürütme, izleme, değerlendirme veya projenin tüm yönlerini yönetmekten sorumlu olan kilit kişidir. Bir proje yöneticisinin önemli rol ve sorumluluklarını aşağıda sizlerle paylaşıyoruz.

   •   Proje planını geliştirir ve projenin hedeflerini tanımlar.
   •   Ekibi yönetin ve kaynakları buna göre tahsis eder.
   •   Projenin belirlenen takvim ve bütçeye göre ilerlemesini sağlar.
   •   Projenin ilerlemesini izler.
   •   Nihai ürün veya hizmetin gerekli hedefleri karşılayıp karşılamadığını vb. belirler.

Proje yönetimi alanında uzmanlık kazanmak için yeterli deneyime sahip olmak çok önemlidir, ancak proje yönetimi becerilerinizi güçlendirmek için göz önünde bulundurmanız gereken birkaç önemli püf noktalar vardır, gelin 2021’de her proje yöneticisinin sahip olması gereken birkaç beceriye göz atalım;

1- Bir Proje Planı Oluşturmak

Düzenli kalmanın ilk adımı organize olmaktır İşleri ilerletirken organize etmek amacıyla ilerlemek cazip gelebilir, ancak iyi bir planlama yapmak başarıyı getirir. Planlı yürütülen projeler başarı getirmesine zemin hazırlar, iyi bir proje planı yapmak için gerekli zamanı ayırmak bu noktada dikkat edilmesi gereken bir diğer unsurdur. Yol haritanızı mutlaka yapmalısınız.

Hedeflerinizi ve proje kapmanızı ana hatlarıyla belirleyin ve aşağıdaki adımları netleştirmenizi tavsiye ederiz.

Bütçe
Proje zaman çizelgesi
Hedefler ve proje hedefleri
Proje çıktıları
Proje takvimi

2- Bir Proje Takvimi Oluşturmak

Bir proje planı ile bir proje takvimi arasında oldukça fark vardır. Proje takvimi, planın önemli bir parçasıdır ve zaman çizelgesine ek olarak bütçe, hedefler ve çıktılarıdan gelen bilgileri içerir.

Proje planınızı yaparken toplanan tüm bilgileri alarak, projenizi gerçekleştirmek için gereken tüm faliyetleri belirtleyin. Karmaşık projeler söz konusu olduğunda bu görevleri bir iş dokümanı altında düzenlemek sizlere fayda sağlayabilir.

Tüm notlarınızı listeledikten sonra, aralarındaki bağımlılıkları belirleyin ve ardından bunları kendi içinde önem sırasına göre sıralayın. Bu noktada her bir notunuz için gereken zaman ve kaynakları tahmin edebilirsiniz, bütçenizin ve zaman çizelgenizin yeterli olduğunu onaylayabilirsiniz.

Proje takvimi ve planı tamamladıktan sonra, çıkan çıktıları ekibinize iletmek ve herkesin proje boyunca doğru yolda kalmasına yardımcı olmak için proje yönetimi stratejilerine ve proje yönetimi araçlarına ihtiyacınız vardır.

En iyi hazırlanmış planlar, doğru uygulama olmayınca mahvolabilir, ancak araçların ve proje yönetiminin iyi uygulanması doğru kombinasyon ile proje süresince ekibinizi düzenli tutabilir.

3- Son Teslim Tarihi Belirlemek

Planınızın son teslim tarihini hedef olarak belirleyin. Son teslim tarihi, sizi ve ekibinizi her gün yaptığınız işten sorumlu tutar. Neyin ne kadar zaman aldığını ya da ne kadar zaman gerektirdiğinin net bir resmini verir. Ayrıca proje ekibinizin geçici olarak üzerinde çalışmak zorunda kalmadan eldeki görevleri odaklanmasına da yardımcı olur.

4- Önceliklerinizi Oluşturmak

Öncelikler olmadan sıralanmış bir yapılacaklar listesi hiçbir işe yaramaz. Genellikle önceliklendirmeye daha az önem veririz ve sonuçta çok fazla zaman,efor ve çok az önemi olan kaynaklar harcanır. Proje görevlerine öncelik vermek sizin ekibiniz ve kuruluşunuz için neyin önemli ve acil olduğunu tanımlamanız gerekir.

Aksiyon öğelerine öncelik verilmediğinde, her şeyin önemli olduğu konular ekibiniz tarafından bilinmediği için zorluklara yol açar. Görevlerinizi azalan önem sırasına göre sıralayın.

5- İyi İletişim Kurmak

Proje yönetim enstitüsü’ ne göre, proje başarısızlıklarının % 20’ si zayıf iletişimden kaynaklanıyor. iletişim ve organizasyon el eledir. Şöyle ki eksiniz onu duymuyor ve anlamıyorsa en planın hiçbir gücü yoktur.

Proje yönetiminde sağlam iletişim kanalları ve iletişim beklentileri oluşturmak gerekir. Bu bir proje yöneticisi olarak tüm paydaşlardan beklediğiniz iletişim türünü modellediğinizden emin olun.

6- Dijital Kanban Panoları Kullanmak

Son derece yararlı bir araç olan iş akışlarını düzenlemek için görsel bir sistem olan kanban panosudur. Aşağıdaki başlıklarda sizlerde kendi kanban panonuzu oluşturabilirsiniz, mutlaka kendi kanban panonuzu oluşturun.

Öncelik sırası 1
Öncelik sırası 2
Öncelik sırası 3
Devam Etmekte
Gözden Geçirmek
Tamamlanmış
Geliştirme

Bu başlıklar adı altında ilgili iş planınızı oluşturabilirsiniz, her kart üzerinde olan maddeniz aşamalı olarak ilgili tamamlanmış sütununa kadar geldiğinde o işi başarılı bir şekilde ilerlediğini görebilirsiniz.

Dijital bir kaban panosunda bu öğelerin her biri bir kartı temsil eder ve kartlar ekibinizin iş akışının aşamalarını oluşturur.

Kanban panosunu dijital bir çalışma alanında kullanmak ekibinizdeki herkesin projesinin durumunu hızlı bir şekilde görselleştirmesine ve suanda birine atanmış görevi not almasını sağlar.

7- İlerlemeyi Düzenli Olarak Ölçmek

Proje ilerlemenizi ölçmüyorsanız düzenli ve zamanında kalıp kalmadığınızı belirlemenin başka bir yolu yoktur. Proje planlama süreciniz ölçülebilir hedefler içermelidir. Hedefte olduğunuzdan emin olmak için düzenli bir programlama ile ilerlenmeli ve sonunda raporla beslemelisiniz.

Sonuç Olarak,

Bir proje yöneticisinin becerilerini bilmek önemlidir ama yeterli değildir. Doğru araçlara sahip olmak, doğru teknikleri kullanarak projelerinize nasıl uygulayacağınızı bilmelisiniz.

Bildiklerinizi uygulama becerisi olmadan proje yönetimi teorilerini bilmek işe yaramaz. Onları iyi bir şekilde kullanmak için kendi kanban panonuzu mutlaka oluşturmalısınız.

Şeyma BAKIRCI

Argenova proje yöneticisi Şeyma BAKIRCI, web teknolojileri, dijital pazarlama ve SEO alanında pek çok firmayla başarılı projeler gerçektirdi. Müşteri memnuniyetini ön planda tutarak, projelerin her aşamasında titizlikle çalışır. Stratejik planlama ve analitik düşünme becerileriyle ekibine katkı sağlamaktan keyif alıyor. Argenova'nın müşteri tabanını büyütmeye ve dijital projelerin etkinliğini artırmaya yönelik katkılar sağlamak onu mutlu ediyor.