Çoklu Proje Yönetiminde Başarılı Olmanın İpuçları

Şeyma BAKIRCI 18 Kasım 2023

Eğer bir ekip veya program yönetiyorsanız, büyük ihtimalle aynı anda birden fazla projeyle uğraşıyorsunuzdur. Ancak tüm bu projeleri aynı anda dengelemek ve takip etmek oldukça karmaşık olabilir. Birden fazla projeyi yönetmek, hangi projeye öncelik vermeniz gerektiğini belirlemek, ekibinizin iş yükünü etkili bir biçimde dengelemek ve zamanında tamamlanıp tamamlanmadığını kontrol etmek, iyi bir süreç olmadan oldukça zorlayıcı olabilir.

Çoklu projelerdeki başarı, takımın uyumlu çalışmasında gizlidir

Çoklu Proje Yönetiminde Başarılı Olmanın İpuçları | Argenova

İster birden fazla projedeki işi organize etmek ve yönetmek için mücadele ediyor olun, ister ekibinizin yönetilebilir bir iş yüküne sahip olmasını sağlıyor olun, aşağıda belirteceğimiz 9 strateji, birden fazla projeyi başarıyla yönetmek adına size yardımcı olacaktır.

Projelerinizi Planlayabileceğiniz Alanı Belirleyin

Proje yönetmenin en büyük sırrı planlı olmaktır, ve herseyini mutlaka yazılı kaynaklarda tutulması önemlidir. Birden fazla proje yönetiyorsanız mutlaka bir yol haritanız olmalı ve her birinin içeriği ne zaman gerçekleşip ne zaman biteceğiniz hangi aşamada olduğunu bilmek gerekir. Proje yönetimleri için kullanılan çok fazla araç bulunmaktadır, bu uygulamaları inceleyerek kendinize en yakın aracı bulabilirsiniz.

Hedefleri, Planları, Sorumlulukları ve Beklentileri Tanımlayın

Proje yönetiminde hedefleri, planları, sorumlulukları ve beklentileri tanımlamak, projenin başarılı bir şekilde yönetilebilmesi için oldukça önemlidir.

Hedefler: Projenin başarılı olabilmesi için ulaşılması gereken ana hedeflerdir. Hedefler net, ölçülebilir, erişilebilir, gerçekçi ve zamana bağlı (SMART kriterleri) olmalıdır. Hedefler, projenin neden yapıldığını ve ne elde etmeyi amaçladığını belirler.

Planlar: Hedeflere ulaşmak için izlenecek yol haritasıdır. Planlar, projenin ne zaman, nasıl ve hangi adımlarla tamamlanacağını belirler. Proje planları genellikle zaman çizelgeleri, bütçe planları, kaynak yönetimi ve risk yönetimi gibi unsurları içerir.

Sorumluluklar: Proje ekibindeki herkesin görev ve sorumluluklarının net olarak tanımlanması gerekir. Kim neyi yapmalı, kimden ne tür destek alınmalı, karar alma süreçleri nasıl olmalı gibi konular netleştirilmelidir. Bu, verimliliği artırır ve projenin daha düzenli ilerlemesini sağlar.

Beklentiler: Projeye dahil olan tüm paydaşların beklentileri netleştirilmelidir. Paydaşlar arasında iletişim, raporlama, proje ilerlemesi hakkında bilgilendirme ve sonuçların nasıl sunulacağı gibi beklentilerin anlaşılması ve belirlenmesi önemlidir. Bu, projenin taraflar arasında memnuniyetle tamamlanmasına yardımcı olur.

Bu unsurların sağlam bir şekilde tanımlanması, proje yönetiminin etkili bir şekilde gerçekleştirilmesine yardımcı olur. Ayrıca, projenin her aşamasında bu unsurların gözden geçirilmesi ve gerektiğinde güncellenmesi önemlidir, çünkü proje süresince değişiklikler olabilir ve bu unsurların esnek olması gerekebilir.

Önceliğinizi Belirleyin

Projenin hedeflerine ulaşmak için gereken adımların, görevlerin veya işlerin önem sırasına konulması ve bu sıralamanın yapılması sürecidir. Önceliklerin belirlenmesi, proje sürecinde zamanın, kaynakların ve çabanın doğru şekilde yönetilmesini sağlar. Aşağıdaki adımlar, önceliklerin belirlenmesinde yardımcı olabilir:

Hedeflerin Belirlenmesi: Projenin ana hedefleri ve sonuçları net bir şekilde tanımlanmalıdır. Bu hedefler projenin odak noktasını oluşturur ve önceliklerin belirlenmesinde rehberlik eder.

Aciliyet ve Önem Derecelendirmesi: Görev veya işlerin aciliyeti ile önemi değerlendirilmelidir. Acil olan ve aynı zamanda önemli görevler öncelikli olarak ele alınmalıdır.

Kısıtların ve Kaynakların Değerlendirilmesi: Proje için mevcut olan zaman, bütçe, insan kaynağı ve diğer kaynaklar göz önünde bulundurularak öncelikler belirlenmelidir. Hangi görevlerin bu kısıtlar içinde öncelikli olduğu belirlenmelidir.

Risk Değerlendirmesi: Potansiyel risklerin belirlenmesi ve bu risklerin etkilerine göre önceliklendirilmesi önemlidir. Önemli risklere odaklanarak proje sürecinde bu risklerin minimize edilmesi veya yönetilmesi için öncelikli adımlar belirlenebilir.

Esneklik ve Değişkenlik Yönetimi: Proje sürecinde esneklik önemlidir. Öncelikler, değişen durumlara göre sürekli olarak gözden geçirilmeli ve gerektiğinde ayarlamalar yapılmalıdır.

İletişim ve Takım Çalışması: Takım üyeleri arasında iyi iletişim ve işbirliği, iş yüklerini dengelemek için kritik öneme sahiptir. Görevler arasındaki ilişkileri anlamak ve ekipteki diğer üyelerle iletişim halinde olmak önemlidir.

Günlük Takip ve Değerlendirme: Projenin ilerleyişini düzenli olarak takip edin. Hangi görevlerin ne kadar ilerlediğini, hangi aşamalarda sorunlar yaşandığını belirlemek için düzenli değerlendirmeler yapın.

Bu stratejileri kullanarak iş yüklerini ve zaman çizelgelerini dengelemek daha mümkün hale gelir. Ancak her proje kendine özgüdür, bu nedenle projenin gereksinimlerine ve dinamiklerine uygun bir yönetim planı oluşturabilirsiniz.

Sonuç Olarak;

Çoklu proje yönetiminde başarılı olmak, karmaşıklığı minimize etmek ve her bir projeyi başarıyla tamamlamak için özenli planlama, etkili iletişim ve esneklik gerektirir. Birden fazla proje yönetirken, önceliklerin belirlenmesi ve ekip kaynaklarının doğru dağıtılması önemlidir. Başarılı bir çoklu proje yönetimi stratejisi, riskleri önceden tespit edip bunlara hazırlıklı olmayı, sürekli iletişimi ve koordinasyonu sağlamayı, aynı zamanda da projeler arasında denge kurmayı içerir. Esneklik, değişen koşullara uyum sağlama ve stratejileri gerektiğinde revize etme yeteneği de büyük önem taşır. Başarılı bir çoklu proje yönetimi, her projenin hedeflerine ulaşmasını sağlayarak, ekip verimliliğini artırır ve sonuçta şirketin genel başarısına katkıda bulunur.

Şeyma BAKIRCI

Argenova proje yöneticisi Şeyma BAKIRCI, web teknolojileri, dijital pazarlama ve SEO alanında pek çok firmayla başarılı projeler gerçektirdi. Müşteri memnuniyetini ön planda tutarak, projelerin her aşamasında titizlikle çalışır. Stratejik planlama ve analitik düşünme becerileriyle ekibine katkı sağlamaktan keyif alıyor. Argenova'nın müşteri tabanını büyütmeye ve dijital projelerin etkinliğini artırmaya yönelik katkılar sağlamak onu mutlu ediyor.